임직원 명함부터 시설 부착물까지, 총무팀의 반복 업무를 하나로 통합하세요

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임직원 명함부터 시설 부착물까지, 총무팀의 반복 업무를 하나로 통합하세요

기업이 원활하게 돌아가도록 뒤에서 지원하는 것은 총무팀의 핵심 역할입니다.

임직원의 명함 제작부터 현장 부착물 준비까지 챙겨야 할 실무는 늘 끊이지 않습니다. 문제는 주문 정보를 수동으로 확인하고 매번 제작 업체를 찾아 비교하는 과정에서 많은 시간과 에너지가 소모된다는 점입니다. 정작 더 중요한 업무에 집중하기 어려운 환경이 만들어집니다.

킨코스는 이런 반복적인 번거로움을 줄여드립니다. 복잡한 주문 절차를 간소화해 수작업을 줄이고, 필요한 결과물을 제때 정확하게 받아볼 수 있게 돕습니다. 비효율적인 관리는 줄이고 본연의 업무에 더 집중해 보세요.

어려운 이유

업무의 흐름을 끊는 실무적인 장애물들

반복되는 데이터 확인과 오탈자 리스크

수천 명의 명함 정보를 메일이나 시트로 주고받다 보면 오타가 생기기 쉽습니다. 작은 실수 하나가 재제작 비용과 시간 낭비로 이어집니다.

현장용 물품의 까다로운 제작 조건

전기차 충전소와 같은 야외 시설물은 햇빛이나 비바람에 강해야 합니다. 일반 종이가 아닌 특수 소재(포맥스, 고성능 스티커 등)가 필요하지만, 이를 정확히 제안해 줄 파트너를 찾기 어렵습니다.

파편화된 발주와 복잡한 정산

물품마다 업체가 다르면 소통 채널이 늘어나고, 매달 정산 서류를 맞추는 데만 상당한 시간이 소요됩니다.

문제해결, 킨코스

"명함 자동화부터 현장 물품까지, 단일 채널로 연결합니다"

여러 기업의 운영을 지원하며 느낀 점은, 총무팀 업무의 대부분이 손이 많이 가는 반복 작업이라는 것이었습니다. 킨코스는 이 번거로움을 해결하기 위해 총무팀 전용 통합 발주 시스템을 마련했습니다.

이제 임직원이 직접 정보를 입력하고 승인받는 자동화 프로세스로 수작업 단계를 대폭 줄일 수 있습니다. 또한 현장에서 자주 쓰는 특수 부착물과 자재를 규격화하여 필요한 순간 고민 없이 바로 주문할 수 있습니다.

사무용품부터 현장 자재까지 모든 제작물을 하나의 창구에서 편하게 관리해 보세요. 반복 업무는 줄고 관리는 훨씬 간결해집니다.

가능한 이유

어떻게 가능할까요?

데이터 오류 없는 명함 자동 발주

미리 설정된 템플릿에 정보만 입력하면 시안이 자동 생성됩니다. 정보가 틀릴 걱정 없이 발주부터 배송까지 원스톱으로 진행됩니다.

현장 환경을 고려한 맞춤 소재 제안

외부 노출에도 변색 없는 특수 인쇄와 강력한 접착력을 가진 소재를 제안합니다. 용도에 맞는 최적의 사양을 이미 갖추고 있어 고민할 필요가 없습니다.

일원화된 소통 채널과 통합 정산

다양한 품목을 주문해도 담당 PM 한 명과 소통하면 됩니다. 결제와 정산 프로세스도 기업의 회계 방식에 맞춰 하나로 통합해 드립니다.

도입 후 변화

"확인 전화는 줄어들고, 현장의 피드백은 빨라졌습니다"

전국으로 사업을 늘려가던 대기업 계열사 A사 총무팀의 이야기입니다. 전기차 충전소 구축이라는 신사업이 확산하면서 현장에 붙일 안내판과 주의 표지판을 제때 구하는 일이 큰 숙제로 떠올랐습니다. 기존 거래처는 소량이거나 특수한 사양일 때 빠르게 대응하기가 어려웠기 때문입니다.

우리는 먼저 A사 전 계열사의 명함 신청 과정부터 자동화했습니다. 그리고 동시에 충전소 현장에 자주 쓰이는 부착물들을 시스템에 미리 등록해 두었습니다. 현장 담당자가 필요할 때마다 시스템에서 클릭 한 번으로 주문하면, 미리 맞춤 제안해 둔 '햇빛에 강한 소재'로 제작해 바로 현장으로 보내드리는 구조를 잡았습니다.

변화는 금세 나타났습니다. 명함 오발주는 사실상 Zero가 되었고, 총무팀은 더 이상 현장마다 제각각이던 부착물 수급 상황을 일일이 챙기지 않아도 되었습니다. A사 총무팀 담당 차장님께서는 "단순히 물품을 납품받는 곳이 아니라, 우리 팀이 일하는 방식을 이해하고 막히는 부분을 풀어주는 파트너를 만난 것 같다"며 고마움을 전해주셨습니다.