신입사원 명함 신청, 아직도 이메일로 취합해서 넘기시나요?

인트로

신입사원 명함 신청, 아직도 이메일로 취합해서 넘기시나요?

인사팀이나 총무팀 담당자님들을 만나보면, 명함 주문 관리가 생각보다 손이 많이 가고 신경 쓰이는 업무 중 하나라고 말씀하십니다. 신입사원이 입사하거나 승진자가 생길 때마다, 일일이 정보를 엑셀 파일로 정리해서 취합한 뒤, 인쇄소에 이메일로 주문을 넘기는 과정을 매번 반복해야 합니다. 이런 수동적인 방식은 정보를 옮겨 적는 과정에서 오타가 발생하기 쉽고, 직원 개인이 임의로 폰트나 로고 위치를 바꿔 회사의 디자인 가이드를 어기는 문제가 생기기도 해 골치 아파하십니다.

어려운 이유

명함 발주, 수동으로 주문하면 안 되는 이유

반복되는 '사람의 실수'

명함 정보를 엑셀로 받아 복사하고 붙여넣는 과정에서, 이름이나 직급에 오타가 나기 쉽습니다. 이런 단순한 실수가 회사의 대외 이미지에 큰 신뢰도 문제로 이어질 수 있습니다.

통일성 없는 '각양각색' 명함

직원들마다 가까운 인쇄소에서 각자 주문하면, 로고 색이나 글꼴, 위치가 제멋대로 달라집니다. 이런 사소한 차이가 쌓여, 고객에게 '관리가 안 되는 회사'라는 인상을 주게 됩니다.

'깜깜이' 주문 내역과 예산

어느 부서에서 몇 명이 명함을 새로 만들었는지 파악이 안 돼, 비용 관리가 엉망이 됩니다. 예산이 얼마나 남았는지, 어디에 쓰였는지 데이터가 없어 주먹구구식으로 운영하게 됩니다.

문제해결, 킨코스

"직원은 신청, 담당자는 승인만. 이런 자동화 시스템 없나요?"

'오타 걱정, 디자인 걱정 없이! 직원들이 직접 신청하고 담당자는 승인만 하는 자동화 시스템은 없나요?’”
네, 있습니다. 제가 온라인 명함 주문 관리 솔루션을 구축해 드립니다. 이 시스템은 기업의 브랜드 가이드라인은 완벽하게 지키면서, 명함 신청부터 제작, 배송까지 모든 과정을 자동화합니다. 승인된 동일 템플릿만 사용하게 하여 브랜드 아이덴티티를 유지하고, 불필요한 수기 업무를 제거해 드립니다.

가능한 이유

어떻게 가능한가요?

기업 브랜드 가이드를 준수하는 킨코스 B2B 전용 명함 템플릿 자동화 주문 시스템 UI

자동 정보 연동

저희가 사내 데이터와 연동시켜, 임직원 정보가 템플릿에 자동 적용되도록 합니다. 오타와 디자인 오류가 원천 방지됩니다.

실시간 미리보기

주문 전 실시간으로 명함 시안을 직접 확인하고 컨펌하여 제작 오류를 방지합니다.

관리자 전용 대시보드

담당자님은 전 직원의 신청 현황을 대시보드에서 한눈에 확인하고 원클릭으로 승인/반려하시면 됩니다.

도입 후 변화

"엑셀 취합, 이메일 주문이 사라졌어요"

최근 저희 명함 관리 시스템을 도입한 한 인사팀장님께서 번거롭던 수작업이 사라진 경험을 이렇게 말씀해 주셨습니다."예전에는 입사나 승진 시즌마다 직원들 정보를 엑셀로 취합하고, 그걸 다시 이메일로 주고받으며 주문하는 과정을 반복해야 했습니다. 이제는 직원들이 시스템에서 정해진 가이드에 따라 직접 신청하면, 저는 관리자 페이지에서 내용 확인 후 승인 버튼 한 번만 누르면 끝입니다. 며칠 뒤 명함이 신청한 직원 자리로 정확하게 배송까지 완료되니, 오타나 누락 걱정까지 사라져 정말 편해졌습니다."