[IT] 신입 사원 웰컴키트, 이제 시스템으로 자동화하세요.

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[IT] 신입 사원 웰컴키트, 이제 시스템으로 자동화하세요.

테크 기업에서 신입 사원이 처음 마주하는 '웰컴키트'는 회사의 문화를 대변하는 첫인상입니다. 본인의 이름이 새겨진 사원증과 정성스럽게 구성된 웰컴키트가 첫 출근 날 책상 위에 놓여 있을 때, 직원은 비로소 조직의 일원이 되었음을 실감합니다. 하지만 입사자가 생길 때마다 정보를 취합하고 사진을 편집해 발주하는 과정은 담당자의 업무 리소스를 끊임없이 소모하게 만듭니다. 이제 복잡한 절차 없이 입사자 정보만 제공하면 모든 것이 준비되는 킨코스의 자동화 솔루션을 만나보세요.

어려운 이유

담당자를 번거롭게 만드는 반복적인 데이터 처리 업무

수동 데이터 취합의 피로도

입사자마다 명함 정보를 확인하고 사원증 사진을 별도로 취합하는 과정은 단순하지만 흐름을 끊는 소모적인 업무입니다.

반복적인 휴먼 에러

수동으로 정보를 옮기다 보면 사원증이나 주차 스티커 정보에 오타가 생겨 입사자의 첫 경험에 아쉬움을 남기기도 합니다.

정체되는 업무 효율

성장이 빠른 기업일수록 잦은 입사자 대응에 인사 기획 등 본질적인 업무에 집중할 시간이 부족해집니다.

문제해결, 킨코스

"데이터만 주시면, 웰컴키트 준비는 킨코스가 완료합니다 "

킨코스는 기업의 HR 시스템과 API를 연동하거나, 전용몰에 신입 사원 정보만 등록하면 발주가 완료되는 시스템을 제공합니다. 담당자가 사진과 인적 사항 등 기본 정보만 제공하면, 시스템이 이를 자동으로 사원증과 명함 시안에 입히고 웰컴키트 구성품과 함께 패키징하여 배송까지 완료합니다. 별도의 메신저나 이메일 소통 없이도 입사 당일 완벽한 환대 물품이 준비됩니다.

가능한 이유

HR 시스템 API 연동 및 맞춤형 개발 역량

고객사의 내부 인사 시스템과 킨코스의 주문 시스템을 직접 연결하여, 별도의 접속 없이도 정보가 전송되도록 시스템 연동을 지원합니다.

단순 정보 등록 기반의 자동 발주몰

API 연동이 어려운 경우에도 전용몰을 통해 입사자 정보만 간편하게 입력(또는 엑셀 업로드)하면 즉시 제작 공정으로 연결되는 UI를 보유하고 있습니다.

데이터 기반 통합 제작 및 물류

제공된 정보를 바탕으로 사원증, 명함, 웰컴키트 굿즈를 한 곳에서 제작하고 패키징하여 전국 사무실로 정확하게 배송합니다.

도입 후 변화

"슬랙으로 사진을 취합하던 번거로움이 완전히 사라졌습니다"

성장하는 모빌리티 스타트업 G사는 신입 사원의 정보를 취합하고 발주하는 데 매주 상당한 시간을 쏟고 있었습니다. 특히 정보 오기재로 인한 재제작 사고가 담당자님의 큰 스트레스였죠.킨코스의 API 연동 시스템 도입 후, 담당자님이 별도로 발주를 넣을 필요가 없어졌습니다.

인사 시스템에서 입사 확정 정보만 전송되면 킨코스에서 데이터 그대로 사원증을 제작하고 웰컴키트를 구성해 입사일 전날 책상 위에 비치합니다. G사의 담당자님은 "이제 정보 등록만으로 모든 프로세스가 끝난다니 믿기지 않을 정도로 편해졌다"며, "자잘한 발주 업무에서 벗어나 조직 문화 고도화에 더 많은 에너지를 쓰고 있다"고 만족해하셨습니다.