글로벌 기업 담당자가 15년 동안 킨코스를 바꾸지 않은 이유

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글로벌 기업 담당자가 15년 동안 킨코스를 바꾸지 않은 이유

글로벌 기업이나 대기업의 행사 준비 과정은 일반적인 프로세스와 다릅니다. 행사 기획은 일찍 시작되지만, 내부 결재와 구매 발주(PO) 확정까지 거쳐야 할 단계가 많아 실제 제작에 투입할 수 있는 시간은 매우 제한적입니다. 특히 디자인 에이전시와 인쇄 제작처가 분리되어 있을 경우, 담당자는 중간에서 의견을 조율하느라 많은 에너지를 소모하게 됩니다. 15년 이상 글로벌 제약사와 파트너십을 유지하며, 복잡한 프로세스 속에서도 납기를 준수해 온 킨코스의 협업 방식을 소개합니다.

어려운 이유

"대기업 행사 준비, 왜 항상 시간이 부족하고 복잡할까요?"

결재는 느리고, 마감은 빠르다

행사 날짜는 정해져 있는데, 내부 확정 및 예산 집행(PO) 승인이 행사 직전에야 떨어집니다. "내일모레가 행사인데 이제 발주가 났어요." 제작 업체에 사정해 봐도 물리적인 시간이 부족해 퀄리티를 포기하거나 납기를 못 맞추는 사고가 발생합니다.

3자 간 커뮤니케이션의 혼선

행사 담당자(PM), 디자인 에이전시, 그리고 제작 업체. 이 셋 사이에서 소통이 꼬이면 업무가 마비됩니다. 디자인 파일은 에이전시가 갖고 있고, 제작 사양은 인쇄소가 알고 있고... 담당자는 중간에서 말을 전하고 조율하느라 진이 빠집니다.

대량 옵셋부터 소량 굿즈까지 '관리의 어려움'

대량으로 찍어야 하는 브로슈어(옵셋)와 현장에 소량으로 필요한 배너, 테이블 텐트(실사출력)는 제작 방식이 다릅니다. 이를 각기 다른 업체에 맡기면 관리 포인트가 늘어나고, 색상 톤(Tone)을 맞추기도 어렵습니다.

문제해결, 킨코스

"프로세스의 공백을 메우고, 커뮤니케이션을 단순화했습니다."

킨코스 기업 전담팀은 단순 제작을 넘어, 고객사의 부족한 시간을 확보하는 역할에 집중했습니다. 고객사의 내부 프로세스(결재 지연)를 상수로 받아들이고, 디자인 에이전시와 직접 소통하여 제작 사양을 확정하는 방식으로 업무 효율을 높였습니다.

가능한 이유

어떻게 가능한가요?

에이전시와의 직접 소통 및 조율

고객 담당자를 거치지 않고, 킨코스가 디자인 에이전시와 직접 소통하여 인쇄 데이터를 점검합니다. 이 과정에서 발생할 수 있는 데이터 오류를 사전에 수정하고, 제작 사양을 확정하여 불필요한 대기 시간을 줄입니다.

통합 제작 관리 시스템 (옵셋+VMD)

대량 인쇄물부터 소량의 행사용 배너, 굿즈까지 킨코스에서 통합하여 관리합니다. 제작처를 단일화함으로써 일관된 품질 관리가 가능해지고, 긴급한 추가 제작 건에도 신속하게 대응할 수 있는 체계를 갖췄습니다.

전담 인력 배치를 통한 업무 연속성 유지

고객사의 히스토리를 이해하는 전담 디자이너(DTP)를 배치합니다. 담당자가 변경되거나 긴급한 인수인계가 필요한 상황에서도, 기존 데이터와 작업 방식을 숙지하고 있는 킨코스 전담팀이 업무 공백 없이 안정적으로 프로젝트를 수행합니다.

도입 후 변화

"15년의 신뢰, 시스템으로 긴급 일정을 소화합니다."

실제 15년 이상 거래 중인 글로벌 제약사 M사의 사례입니다. "해당 기업은 내부 규정상 구매 발주 확정까지 시간이 오래 걸려, 실제 제작 기간은 늘 촉박한 상황이었습니다. 또한 디자인 업체와 인쇄 업체 간의 조율 이슈도 존재했습니다.""킨코스는 전담 DTP 담당자를 배정하여 대응했습니다. 발주가 늦어질 경우 주말 및 야간 작업을 통해 물리적인 납기 시간을 확보했고, 디자인 에이전시와 실무적인 내용을 직접 협의하여 담당자의 업무 부담을 줄였습니다.""이러한 유연한 대응 덕분에 다양한 행사 VMD로 제작 품목이 확대되고 니즈가 변화하는 과정에서도, 별도의 시행착오 없이 안정적으로 행사를 운영할 수 있었습니다."